Gedegen en bewust geschreven beleid voor zakelijke reizen geeft organisaties houvast om reizen veilig, efficiënt, kostenbewust en verantwoord te laten verlopen. Dit brengt:

• Duidelijkheid en consistentie – medewerkers en management weten welke regels, procedures en voorzieningen gelden, waardoor misverstanden en willekeur worden voorkomen.

• Veiligheid en zorgplicht – het beleid borgt dat risico’s worden ingeschat en maatregelen worden getroffen om medewerkers te beschermen.

• Kostenbeheersing – door duidelijke afspraken over boekingen en onkosten en met leveranciers wordt grip gehouden op de totale reiskosten.

• Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen – keuzes over transport en verblijf kunnen bijdragen aan CO₂-reductie en verantwoorde inzet van middelen. Ook het welzijn van medewerkers verdient aandacht.

• Continuïteit en productiviteit – duidelijke richtlijnen zorgen dat reizen bijdragen aan bedrijfsdoelen zonder onnodige vertraging, stress of risico’s.

Een goed reisbeleid beschermt medewerkers, beheerst kosten en risico’s, en draagt bij aan een verantwoorde, efficiënte en veilige uitvoering van internationale activiteiten.

Travel Risk Management (TRM) Organisaties moeten vanuit de wettelijke zorgplicht de reizende medewerkers veilig, gezond en productief kunnen laten werken, ongeacht de bestemming:

• Veiligheid & gezondheid waarborgen – risico’s zoals ongevallen, ziekte, criminaliteit, natuurrampen of politieke onrust worden tijdig herkend en de impact ervan waar mogelijk beperkt.

• Wettelijke zorgplicht naleven – werkgevers hebben de plicht om voor een veilige werkomgeving te zorgen, ook bij reizen.

• Continuïteit van de organisatie beschermen – incidenten onderweg kunnen grote impact hebben op bedrijfsvoering, reputatie en kosten.

• Vertrouwen en betrokkenheid vergroten – medewerkers voelen zich gesteund en durven daardoor internationale opdrachten aan te nemen.

TRM verkleint risico’s, voldoet aan wettelijke verplichtingen en ondersteunt zowel de medewerker als de organisatie in het veilig en verantwoord uitvoeren van (inter)nationale activiteiten.

Wij ondersteunen profit en non-profit organisaties door hen te helpen slimmer, bewuster, veiliger en meer kostenefficiënt zakenreizen in te kopen en te beheren. Concreet kan dat op verschillende niveaus:

1. Strategisch advies

   • Ontwikkelen en optimaliseren van een reisbeleid dat kosten, veiligheid en duurzaamheid in balans brengt.

   • Benchmarken van bestaande contracten en afspraken met leveranciers (luchtvaart, hotels, autohuur, TMC’s).

   • Integreren van Travel Risk Management (ISO 31030) richtlijnen in het beleid.

2. Inkoop & contractmanagement

   • Onderhandelen met o.a. luchtvaartmaatschappijen, hotelketens, treinvervoerders en autoverhuurders.

   • Opzetten van raamcontracten en preferred supplier-programma’s.

   • Vergelijken en selecteren van Travel Management Companies (TMC’s) of online booking tools.

   • Ondersteuning bij (Europese) aanbestedingen.

3. Operationele ondersteuning

   • Implementeren van slimme tools zoals boekings- en goedkeuringsprocessen en expense management oplossingen.

   • Helpen bij rapportage, data-analyse en kostenbesparingsstrategieën.

   • Zorgen dat compliance met beleid wordt gemonitord en verbeterd.

4. Risico & duurzaamheid

   • Adviseren over zorgplicht en veiligheid voor reizigers en invulling geven aan beleid en uitvoering.

   • Meten en reduceren van CO₂-uitstoot en verduurzamen van reisopties.

Wij helpen organisaties om grip te krijgen op hun zakelijke reizen, door beleid, kosten en veiligheid te professionaliseren en de inkoopkracht optimaal te benutten!

Wij bieden in samenwerking met o.a. Dyami Academy BV, een breed aanbod van relevante Nederlands- en Engelstalige traingen op het gebied van Travel Risk Management, zoals:

• Business Travel Security
• World of Espionage
• Resilience and awareness
• Aviation Crew resilience & awareness
• Train the Trainer
• Veilig en weerbaar ondernemen tijdens een nationale crisis 
• Ontdek de kunst van veilig reizen 
• OSINT en wereld van spionage 

Ook maatwerk kunnen wij maar wens aanbieden!